نگهداری از اسناد و مدارک به دور از رطوبت، آلودگی، گردوغبار و آسیب ضروری است. استفاده از پوشه یک گزینه کاربردی محسوب می شود چرا که به عنوان یکی از اولین ابزارهای بایگانی در جنس های مقوایی و پلاستیک به بازار عرضه شده است.
تعریف پوشه
با وجود توسعه ابزارهای الکترونیکی و دیجیتالی هنوز پوشه یک ابزار کاربردی برای بایگانی مدارک و اسناد محسوب می شود. پوشه ورق نسبتاً بزرگ و تا شده ای است که جنس آن از پلاستیک یا مقوا می باشد. استفاده از پوشه به ادارات محدود نمی باشد بلکه در خانه، دانشگاه، مدرسه و فروشگاه هم برای نگهداری اسناد و مدارک و فاکتورهای فروشگاه از انواع پوشه استفاده می شود.
نحوه انتخاب پوشه مناسب
توجه داشته باشید که انتخاب پوشه باید با توجه به نوع اسناد و روش بایگانی باشد. در انتخاب پوشه همواره سه فاکتور را مد نظر قرار دهید. سایز پوشه، جنس پوشه و برچسب پوشه. پوشه ها دارای سایزهای مختلفی هستند اما سایزهای استاندارد پوشه شامل سایز A4، سایز FC، سایز B4، سایز A5، سایز B5 و سایز خشتی کوچک، سایز خشتی بزرگ و سایز پالتویی می باشند. به طور مثال سایز FC یعنی پوشه حدود 23×34 سانتی متر است و سایز B5 یعنی پوشه حدود 25×18 سانتی متر می باشد.
جنس پوشه
جنس پوشه را با توجه به نوع اسناد، میزان استفاده از اسناد و نحوه استفاده از اسناد و مدارک انتخاب کنید. جنس های مختلف پوشه دارای کاربردها و ویژگی های متفاوتی هستند. در حالی که استفاده از دو نوع پوشه بسیار متداول است.
پوشه مقوایی
یکی از پرکاربردترین نوع پوشه، پوشه مقوایی است. این نوع پوشه از جنس مقوای گلاسه 250 گرمی یا 300 گرمی است که جهت زیبایی بیشتر، بدنه پوشه را با سلفون مات یا شفاف روکش دار می کنند. توجه داشته باشید که از این نوع پوشه اغلب در نمایشگاه ها و همایش ها به عنوان ابزار تبلیغاتی استفاده می شود. یکی از ویژگی های ممتاز؛ امکان چاپ روی پوشه مقوایی است. همچنین خرید این نوع پوشه بسیار مقرون به صرفه است و وسیله مناسبی برای نگهداری اسناد و مدارک موسسات و ادارات بزرگی همچون دادگاه ها به شمار می رود.
پوشه پلاستیکی
بادوام ترین نوع پوشه، پوشه پلاستیکی است که محافظ خوبی برای اسناد و مدارک در برابر نفوذ آب و گردوخاک به شمار می رود. همچنین وقتی پوشه کثیف شد یا دچار لکه شد می توانید آن را شستشو دهید. در مدارس استفاده از این نوع پوشه بسیار متداول است چون ماندگاری بالایی دارند. امروزه پوشه های پلاستیکی در مدل های متنوع به بازار عرضه شده اند. به طور نمونه پوشه پلاستیکی در انواع جیب دار و دکمه دار و در رنگ های مات و شفاف موجود هستند. شما می توانید برای اسناد مهم از پوشه های مات استفاده کنید تا در معرض دید نباشند. البته در این میان می توانیم به پوشه های پارچه ای و چرمی هم اشاره کنیم.
برچسب پوشه چیست؟
دسته بندی اسناد و مدارک و همچنین دسترسی سریع به آن مستلزم استفاده از برچسب روی پوشه ها است. شما می توانید متناسب با روش بایگانی مدارک که اغلب به صورت عددی یا الفبایی است، اقدام به بایگانی نمودن مدارک نمایید و عناوین هر دسته را روی برچسب پوشه ثبت نمایید. البته برخی از افراد دسته بندی های اسناد و مدارک را براساس ماه های سال انجام می دهند و حروف و اعداد را به زبان فارسی یا انگلیسی روی برچسب پوشه ها لحاظ می کنند.
انواع برچسب پوشه
برچسب پوشه ها به برچسب ثابت و برچسب متحرک یا قابل تعویض دسته بندی می شوند.
برچسب ثابت
به قسمت های بیرون زده لبه ایندکس یا دیوایدر، برچسب گفته می شود. برچسب های ثابت از نظر سایز، محل قرارگیری و تعداد با هم متفاوت هستند.
برچسب متحرک
برچسب های متحرک که به آن ها پرچسب های قابل تعویض اطلاق می شود شامل محفظه های پلاستیکی هستند که کارت های مقوایی کوچک در آنها قرار می گیرد. توجه داشته باشید که عنوان هر دسته روی کارت ثبت می شود و سپس کارت درون محفظه برچسب قرار داده می شود. در پوشه ها، برچسب ها روی پوشه قرار دارند چون پوشه عطف کمتری نسبت به سایر لوازم بایگانی دارد.
پوشه های خاص و منحصربه فرد
- پوشه های ضد قارچ و میکروب
- پوشه ضدآب
- پوشه آویز
- پوشه کارتابل
پوشه های ضد قارچ و میکروب
این نوع پوشه ها طوری طراحی شده اند که از رشد انواع قارچ و میکروب جلوگیری می کنند. همچنین پوشه های ضد میکروب مانع از کثیف و پاره شدن اسناد و مدارک می شود. در برخی ادارات که اسناد و مدارک برای سالیان زیادی در بایگانی باقی می مانند از پوشه های ضد میکروب استفاده می شود تا اسناد و مدارک از هر گونه آسیب در امان باشند.
پوشه ضدآب
همانطور که از نام پوشه پیداست، آب و رطوبت را جذب نمی کند به همین خاطر برای بایگانی اسناد و مدارک در محیط های مرطوب بسیار مناسب است. پوشه ضد آب این قابلیت را دارد که در صورت کثیف شدن، بتوانید آن را بشویید.
پوشه آویز
پوشه آویز در مقایسه با سایر پوشه ها دارای تفاوت اساسی است به این صورت که پوشه آویز به وسیله گیره فلزی که در قسمت بالایی آن تعبیه شده است به طبقه بایگانی متصل می شود. همچنین این نوع پوشه دارای رنگ بندی و کدبندی شماره ای می باشد. شما می توانید لیبل مورد نظر خود را در قسمت عرض پوشه بچسبانید و به این صورت در هنگام گشتن برای اسناد و مدارک دسترسی شما سریع تر و راحت تر می شود. یک نوع از پوشه های آویز با عنوان فایل آویز شناخته شده اند چون دارای چندین خانه با جای لیبل می باشند که در کمد و کشوهای بایگانی به راحتی باز می شوند و شما می توانید از روی برچسب فایل آویز به اسناد در کمترین زمان دسترسی داشته باشید. این نوع پوشه انتخاب مناسبی برای ادارات و موسساتی است که دارای اتاق بایگانی هستند.
پوشه کارتابل
پوشه کارتابل اغلب توسط مدیران و برای نامه ها و پرونده های جاری مورد استفاده قرار می گیرد. روی پوشه کارتابل سوراخ های تعبیه شده است تا فرد به راحتی بتواند برگه ها را درون پوشه ببیند.
جمع بندی
در این مطلب به تعریف پوشه، جنس و انواع پوشه اشاره کردیم و در مورد ویژگی های پوشه های مختلف و نحوه استفاده از آنها توضیحاتی ارائه نمودیم. متناسب با نوع اسناد، میزان اسناد و مدت زمان بایگانی و نگهداری اسناد اقدام به انتخاب و خرید پوشه نمایید.
